Intégration EBP sur mesure avec développement spécifique et synchronisation web
Les clés du succès du déploiement d’un nouveau logiciel de facturation
Quelle que soit la taille de l’entreprise équipée avec un nouveau logiciel de gestion / facturation, le succès de l’installation de la solution et donc son utilisation dans le temps par tous les acteurs de l’entreprise dépend de facteurs simples mais obligatoires :
- La solution de gestion doit être adaptée à l’entreprise en termes de fonctionnalités et de performances,
- La solution de gestion doit être installée et configurée au plus près des attentes du ou des utilisateurs,
- Les personnes chargées de l’utiliser au quotidien doivent être formées convenablement,
- L’entreprise doit être accompagnée de façon réactive en cas de besoin.
Etude de cas d’un déploiement « hors normes » de solution de gestion EBP dans la région de Montpellier : Analytic Lab
En Septembre 2022, nous avons déployé une gestion commerciale EBP dans la société Analytic Lab, basée à Castelnau le Lez (région de Montpellier – Hérault) en mettant en œuvre une grande partie des compétences de notre entreprise de services informatiques.
Le métier d’Analytic Lab est de distribuer des produits et fournitures diverses à destination des laboratoires et de l’industrie chimique (www.analytic-lab.fr)
En matière de solution de gestion, il n’y a pas d’intervention type : chaque entreprise est différente, chaque attente est différente.
Mais avec le projet Analytic Lab, les attentes techniques et fonctionnelles étaient nombreuses et poussées :
- La solution de gestion EBP doit remplacer la solution de gestion en place depuis 14 ans dans la société (9 utilisateurs), avec ce que ça sous entend en matière de process (journaliers, mensuels…), d’habitudes utilisateur et de transfert de compétences,
- Interagir avec une base de données de près d’un million d’articles / références,
- Accélérer la transition digitale de l’entreprise en limitant l’utilisation du papier ou en fluidifiant la relation avec l’équipe comptable,
- Assurer la continuité des services dès le premier jour de déploiement, de la gestion des commandes au suivi des stocks, en passant par la saisie des règlements ou la synchronisation des données vers le site internet de commande en ligne de la société.
- Garantir la mise à jour des tarifs fournisseurs, processus inévitablement automatisé devant la volumétrie des articles disponibles.
Déploiement d’une gestion commerciale EBP sur Montpellier : Index LD est un interlocuteur global pour Analytic Lab
Etude de la solution de gestion existante et comparatif avec les solutions EBP disponibles
L’étude de la solution de gestion à remplacer a été facilitée sur ce projet : nous en avions assuré le déploiement initial et le suivi tout au long de ses années d’utilisation, et ce depuis les années 2010.
Index LD est partenaire intégrateur certifié EBP : à ce titre, nous connaissons parfaitement les solutions de gestion commerciale EBP dans leurs différentes gammes et savons exploiter cette connaissance pour mettre en place, avec le client, des stratégies de déploiement ou de paramétrage divers.
L’objectif est à ce stade de faire l’inventaire, avec le client, des points d’échauffement éventuels afin de mettre en place des paramétrages ou des stratégies de contournement rendant la solution EBP parfaitement opérationnelle avec un minimum de rupture dans les habitudes et process internes à l’entreprise.
L’étude initiale a ainsi rapidement fait ressortir cinq axes principaux pour le déploiement de la solution EBP au sein de la société montpelliéraine Analytic Lab :
- Gestion d’une volumétrie d’articles très importante et automatisation de l’import des tarifs fournisseurs associés,
- Synchronisation des tarifs avec le site internet marchand existant,
- Fluidification des processus de commandes clients / commandes fournisseur en intégrant des données croisées facilitant la digitalisation de l’entreprise,
- Adaptation de l’interface et des modèles d’impression : la solution de gestion EBP doit se rapprocher le plus possible du fonctionnement de l’ancien logiciel de gestion,
- Formation et accompagnement des utilisateurs.
Axes 1. et 2. : Développement spécifique d’un intranet connecté à EBP et au site internet marchand de l’entreprise
La volumétrie initiale de près d’un million d’articles (volumétrie initiale, objectif de 1.5 millions d’articles atteint en janvier 2023) impose de créer et gérer une base de données « référente » en parallèle de celle de EBP.
Cette base de données « référente » est mise à jour par des processus périodiques d’import de tarifs depuis des fichiers fournisseurs fournis dans des formats divers.
Un intranet, développé spécifiquement par Index LD pour Analytic Lab, permet d’interroger cette base de données référente et de synchroniser dans EBP les articles à créer / mettre à jour afin de les gérer en stock ou de les inclure à de nouveaux documents de vente ou d’achat.
Cet intranet dispose aussi de fonctions de synchronisation et traitements divers : mise à jour du site internet, traitements d’articles obsolètes, outils statistiques…
Nos choix techniques pour cette intégration spécifique :
- base de données référente en sql server,
- intranet développé en React / node js,
- synchronisation vers EBP : SDK natif EBP.
Axes 3. et 4. Déploiement / intégration de la solution de gestion commerciale EBP
Etre partenaire certifié EBP signifie que nous sommes en capacité de tirer partie des possibilités de paramétrages disponibles dans EBP afin de faire correspondre au mieux la solution aux attentes et process existants du client.
Il s’agit ici d’utiliser ou configurer des fonctions d’import de données, de paramétrage des données (champs personnalisés), de paramétrage de l’interface (vues, outil de requêtage) et de paramétrage des modèles d’impression (usage externe, mixte ou interne).
Cette étape d’intégration est réalisée en grande partie avant la mise en service de la solution de gestion EBP, avec la participation, par étapes, du client. Néanmoins, elle n’est pas figée et continue après le déploiement, avec des réglages imposés par « l’épreuve du feu » que constitue l’utilisation et l’optimisation quotidienne de la solution EBP dans l’entreprise.
Pour illustrer ce propos, l’intégration EBP réalisée pour Analytic Lab a nécessité la création d’une cinquantaine de vues, d’une trentaine de modèles d’impression spécifiques, d’une dizaine de champs personnalisés (spécifiques chimie – CAS – ONU, ADR par exemple) et de plusieurs profil d’import de données
Axe 5. : Formation des utilisateurs à la solution de gestion EBP et aux développements spécifiques
Peu de temps avant la mise en service effective de la solution de gestion EBP chez Analytic, les 9 utilisateurs de l’entreprise ont été formés.
Deux groupes distincts, composés de personnes dont les missions sont approchantes, ont été composés.
L’intégration (paramétrages divers) et l’import de certaines données ayant été réalisés avant le début de la formation, les sessions ont non seulement été dédiées à la prise en main de la solution de gestion EBP, mais aussi à la découverte des divers paramétrages spécifiques (vues, modèles d’impression) facilitant l’utilisation quotidienne dans l’entreprise. Autant que cela était possible, ces sessions de formation se sont appuyées sur des cas concrets soumis par les stagiaires et ayant parfois conduit à compléter le paramétrage et l’intégration initialement réalisés.
Enfin, l’utilisation de l’intranet spécifiquement développé a aussi fait l’objet d’une démonstration d’utilisation.
Axe 5. « Bis » : Maintenance et support autour d’EBP et du développement intranet spécifique
Quand une intégration de solution de gestion EBP aussi poussée est réalisée, il convient d’accompagner au plus près le client lors des premiers jours ou des premières semaines d’utilisation.
Après 14 ans d’utilisation d’un même outil, passer du jour au lendemain en production sur une autre solution de gestion commerciale n’est jamais une étape aisée pour les équipes commerciales et logistiques : il faut être très rapidement opérationnels pour traiter les demandes de devis, les commandes clients et fournisseur, la gestion des livraisons et la facturation.
Dans cette période, l’appui efficace et la forte disponibilité d’Index LD sont des atouts pour que la « greffe » vers la nouvelle solution de gestion EBP prenne le plus rapidement possible chez Analytic Lab : l’utilisation et l’accès aux données de chacun se doit d’être de plus en plus naturelle et fluide au fil des jours de son utilisation.
Conclusion sur l’intégration de la solution de gestion EBP chez Analytic Lab – Montpellier
Avec le recul de ces quelques mois d’utilisation, il nous est possible d’affirmer que ce déploiement de solution de gestion EBP est un succès, à tout point de vue : des centaines de documents de vente ont déjà été créés, un inventaire a été réalisé, les synchronisations internes et vers le site internet, les imports de tarifs périodiques se déroulent avec succès… tout le process naturel de l’entreprise est pleinement opérationnel.
Votre outil de gestion n’est plus aux normes ou ne vous donne pas entière satisfaction : nous sommes à votre écoute pour vous démontrer la puissance native des solutions EBP et vous accompagner du choix de la solution jusqu’au service après-vente afin que la migration de votre logiciel de facturation soit un succès.